Akten einlagern und Aktenlagerung: Fristen, Kosten, Datenschutz
Unternehmen, Kanzleien und Praxen müssen Unterlagen 6, 8 oder 10 Jahre aufbewahren (§ 257 HGB, § 147 AO) – Platz, den das Büro selten hat. Zwei Wege: Self Storage (eigene Box, eigener Zugriff, Regale, monatlich kündbar) oder ein Aktenlagerungsdienst (Abholung, Verzeichnis, Vernichtung nach Frist). Hier findest du Fristen, Kostenfaktoren, Datenschutzanforderungen und Lagerräume für Akten in deiner Stadt.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten?
| Unterlagen | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte | 10 Jahre | § 257 HGB, § 147 AO |
| Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge) | 8 Jahre (seit 2025; zuvor 10) | § 257 HGB, § 147 AO |
| Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerrelevante Unterlagen | 6 Jahre | § 257 HGB, § 147 AO |
Die Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Für Personalakten, Lohnunterlagen, Bau- und Medizindokumentation gelten eigene Fristen. Stand 2026, ohne Gewähr – im Zweifel Steuerberatung fragen.
Was kostet Aktenlagerung?
Self Storage: Miete pro m² und Monat; Ordner stehen im Regal, sodass ein Regalmeter (ca. 8 Ordner) kaum Fläche braucht. Kleinbetriebe kommen oft mit 1–3 m² aus, größere mit 5–10 m² und Schwerlastregalen. Aktenlagerungsdienst: Preis pro Archivkarton oder Regalmeter und Monat plus Gebühren für Abholung, Einlagerung, Zugriff (Rückholung, Scan) und datenschutzgerechte Vernichtung. Für seltenen Zugriff und große Mengen ist der Dienst oft günstiger; für regelmäßigen Zugriff Self Storage. Preise kleiner Boxen je Stadt: Lagerraum mieten.
Self Storage oder Aktenlagerungsdienst?
Self Storage: eigener Zugriff jederzeit, eigene Ordnung, monatlich kündbar, auch für Muster, Messematerial und Technik nutzbar. Dienst: Abholung, Verzeichnis, Aktenvernichtung nach Fristablauf mit Zertifikat, keine eigene Fahrt – dafür Wartezeit beim Zugriff und Bindung an Vertragslaufzeiten. Kombination: aktuelle Jahrgänge im Self Storage, ältere beim Dienst.
Datenschutz und Sicherheit
Personenbezogene Daten verlangen technische und organisatorische Maßnahmen: abschließbare Box, Zugangskontrolle und Videoüberwachung der Anlage, verschlossene Archivkartons oder Schränke, dokumentierte Zugriffsberechtigungen, Vernichtung nach DIN 66399. Vermeide feuchte Keller und Container ohne Belüftung – Papier schimmelt. Beheizte, trockene Boxen sind für Akten die richtige Lagerart.
Häufige Fragen
Wie lange müssen Akten aufbewahrt werden?
In der Regel 10 Jahre für Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege, wobei für Buchungsbelege seit 2025 nur noch 8 Jahre gelten; 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe (§ 257 HGB, § 147 AO; Stand 2026, keine Rechtsberatung – Fristen für Personal-, Steuer- und Medizinunterlagen weichen ab).
Was kostet Aktenlagerung?
Self Storage rechnet pro m² und Monat – ein Regalmeter Ordner braucht wenig Fläche, sodass eine 1–3-m²-Box für viele kleine Betriebe reicht. Aktenlagerungsdienste rechnen pro Karton/Regalmeter plus Abholung, Zugriff und Vernichtung. Aktuelle Preise für kleine Boxen: Preisindex.
Darf ich personenbezogene Akten in einer Self-Storage-Box lagern?
Ja, wenn du die Sicherheit der Verarbeitung gewährleistest (Art. 32 DSGVO): abschließbare Box, Zugangskontrolle der Anlage, dokumentierte Zugriffsrechte, verschlossene Behälter. Bei sensiblen Daten (Gesundheit, Mandanten) empfehlen sich zusätzlich abschließbare Schränke in der Box.
Stand: 08/2026