Einlagern Akten einlagern und Aktenlagerung: Fristen, Kosten, Datenschutz
Unternehmen, Kanzleien und Praxen müssen Unterlagen 6, 8 oder 10 Jahre aufbewahren (§ 257 HGB, § 147 AO): Platz, den das Büro selten hat. Zwei Wege: Selfstorage (eigene Box, eigener Zugriff, Regale, monatlich kündbar) oder ein Aktenlagerungsdienst (Abholung, Verzeichnis, Vernichtung nach Frist). Hier findest du Fristen, Kostenfaktoren, Datenschutzanforderungen und Lagerräume für Akten in deiner Stadt.
- Aufbewahrung6, 8 oder 10 Jahre
- Kleinbetrieb1-3 m²
- Selfstorage: eigene Box, eigener Zugriff
- Aktenlagerungsdienst: Abholung und Vernichtung
- Datenschutz nach Art. 32 DSGVO
Welche Aufbewahrungsfristen gelten?
| Unterlagen | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte | 10 Jahre | § 257 HGB, § 147 AO |
| Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge) | 8 Jahre (seit 2025; zuvor 10) | § 257 HGB, § 147 AO |
| Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerrelevante Unterlagen | 6 Jahre | § 257 HGB, § 147 AO |
Die Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Für Personalakten, Lohnunterlagen, Bau- und Medizindokumentation gelten eigene Fristen. Stand 2026, ohne Gewähr: im Zweifel Steuerberatung fragen.
Was kostet Aktenlagerung?
Selfstorage
Miete pro m² und Monat; Ordner stehen im Regal, sodass ein Regalmeter (ca. 8 Ordner) kaum Fläche braucht. Kleinbetriebe kommen oft mit 1-3 m² aus, größere mit 5-10 m² und Schwerlastregalen.Aktenlagerungsdienst
Preis pro Archivkarton oder Regalmeter und Monat plus Gebühren für Abholung, Einlagerung, Zugriff (Rückholung, Scan) und datenschutzgerechte Vernichtung.
Für seltenen Zugriff und große Mengen ist der Dienst oft günstiger; für regelmäßigen Zugriff Selfstorage. Anbieter mit kleinen Boxen in deiner Stadt: Lagerraum mieten in der Nähe.
| Größe | ab € / Monat | Median € / m² | |
|---|---|---|---|
| bis 2 m² | ab 11 € | 50,00 € | |
| 3-5 m² | ab 23,20 € | 42,65 € | |
| 6-10 m² | ab 45,12 € | 30,51 € | |
| 11-20 m² | ab 77,35 € | 22,78 € | |
| 21-30 m² | ab 109,58 € | 12,20 € | |
| 31-50 m² | ab 199,82 € | 11,97 € | |
Lagerraum mieten in deiner Stadt
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Datenschutz und Sicherheit
Personenbezogene Daten verlangen technische und organisatorische Maßnahmen:
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Abschließbare Box
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Zugangskontrolle und Videoüberwachung der Anlage
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Verschlossene Archivkartons oder Schränke
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Dokumentierte Zugriffsberechtigungen
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Vernichtung nach DIN 66399
Vermeide feuchte Keller und Container ohne Belüftung: Papier schimmelt. Beheizte, trockene Boxen sind für Akten die richtige Lagerart.
Was du sonst einlagern kannst
Jeder Inhalt hat eigene Anforderungen.
Häufige Fragen
Zu Fristen, Kosten und Datenschutz.